Tietosuojaseloste
Tämä on Julkaisufoorumi-portaalin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 27.10.2022.
Julkaisufoorumi on tieteellisen julkaisutoiminnan laadunarviointia tukeva luokitusjärjestelmä tieteellisille lehdille, kirjasarjoille, konferensseille ja kirjakustantajille. Luokitukseen kuuluvien julkaisukanavien tiedot ja tasoluokitus ovat haettavissa Julkaisufoorumi-portaalin kautta.
Julkaisufoorumi-portaalissa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n toimii Tieteellisten seurain valtuuskunnan ylläpitämään henkilörekisteriin kuuluvien henkilötietojen käsittelijänä.
Tällä sivulla on kuvattu ne Julkaisufoorumi-portaalissa tehtävät käsittelytoimet, joita CSC henkilötietojen käsittelijänä tekee Tieteellisten seurain valtuuskunnan puolesta, henkilötietojen tyypit sekä käsiteltävät henkilötiedot.
1. Rekisterinpitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13
00170 Helsinki
Puh. +358 (9) 228 691
Y-tunnus: 0524704-5
http://www.tsv.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Elina Pylvänäinen
Julkaisufoorumi
Snellmaninkatu 13
00170 Helsinki
Puh. +358 (0)44 745 6514
julkaisufoorumi@tsv.fi
3. Rekisterin nimi (H2)
Julkaisufoorumi-portaalin käyttäjärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa Julkaisufoorumin toimintaan vaikuttaminen ja osallistuminen käyttäen Julkaisufoorumi-portaalia. Portaalin sisältämiä tieteellisiin julkaisukanaviin liittyviä tietoja on mahdollista selata myös ilman kirjautumista, jolloin henkilötietoja ei tallenneta rekisteriin.
5. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mistä saamme tiedot?
5.1. Kirjautumistiedot
Julkaisufoorumi-portaalissa käyttäjien tunnistautumisessa käytetään Eduuni-ID identiteetin- ja käyttöoikeuksienhallintaa (Eduuni-ID). Ennen kirjautumista käyttäjä rekisteröi käyttöönsä Eduuni-ID-tunnuksen ja rekisteröinti tehdään käyttäen käyttäjän työsähköpostiosoitetta, nimeä ja organisaatiota. Eduuni-ID-palvelulla on oma tietosuojaseloste, jossa on tietoa muun muassa tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta (Eduuni-ID tietosuojaseloste).
Julkaisufoorumi-portaaliin välittyvät käyttäjästä Eduuni-ID-kirjautumisen yhteydessä Julkaisufoorumi-portaalin seuraavat tiedot, joita hyödynnetään eri käyttötarkoituksiin seuraavasti:
- Nimi: Käyttäjän tunnistaminen.
- Tunniste (uid): Käyttäjän tunnistaminen.
- Sähköpostiosoite: Käyttäjän yhteystieto.
Lisäksi kirjautuneen käyttäjän viimeisimmän kirjautumisen IP-osoite ja kirjautumispäivämäärä tallennetaan Julkaisufoorumi-portaalin lokitietoihin. Tietoja hyödynnetään henkilötietojen säilytysajan määrittämiseen.
Mikäli käyttäjä kuuluu johonkin Julkaisufoorumin paneeleista, lisätään hänelle kirjautumisen yhteydessä tallennettujen tietojen lisäksi seuraavat tiedot: ID, Paneelin numero, Aktiivisuus ja Rooli.
5.2. Järjestelmätiedot
Julkaisufoorumin portaalin toimittamisesta sekä palvelun ylläpidosta ja sen käytöstä muodostuu teknisten järjestelmien tuottamaa henkilötietoa lokitietoina. Näiden tietojen tarkoituksena on Julkaisufoorumi-portaalin teknisen järjestelmän ylläpidon varmistaminen ja mahdollisten virhetilanteiden selvittäminen.
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Julkaisufoorumi-portaalin henkilötietoja vastaanottavat Tieteellisten seurain valtuuskunnassa Julkaisufoorumin sihteeristö ja tietoihin pääsevät käsiksi myös Tieteellisten seurain valtuuskunnan IT-palvelut. CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n osalta henkilötietoja vastaanottavat Julkaisufoorumi-portaalin kehitystiimi. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
7. Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Henkilötietojen tallennuspaikka on Suomi. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietojen säilytykseen käytettävien palvelimien laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Julkaisufoorumi-portaalissa tehtyihin ehdotuksiin liittyviä henkilötietoja (nimi ja sähköpostiosoite) säilytetään neljän vuoden välein tehtävää päivitysarviointia varten enintään neljän kalenterivuoden ajan, jonka jälkeen ehdotukset anonymisoidaan. Mikäli käyttäjä ei ole tehnyt Julkaisufoorumi-portaalissa arkistointia vaativia toimenpiteitä, henkilötietoja (nimi, tunniste, sähköpostiosoite) säilytetään kaksi kalenterivuotta viimeisimmän kirjautumisen jälkeen. Paneelien jäsenten arviointityöhön liittyvät henkilötiedot (nimi, ID, paneeli ja rooli) arkistoidaan yleisen edun mukaisesti.
9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
9.1.Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen (H3)
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
9.2. Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
9.3. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Pyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.