Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Snellmaninkatu 13
00170 Helsinki
Puh. +358 (9) 228 691
Y-tunnus: 0524704-5
http://www.tsv.fi


Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Eeva Savolainen
Julkaisufoorumi
Snellmaninkatu 13
00170 Helsinki
Puh. +358 (0)44 745 6514
julkaisufoorumi@tsv.fi

Rekisterin nimi
Julkaisufoorumi-portaalin käyttäjärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa Julkaisufoorumin toimintaan vaikuttaminen ja osallistuminen käyttäen Julkaisufoorumi-portaalia. Portaalin sisältämiä tieteellisiin julkaisukanaviin liittyviä tietoja on mahdollista selata myös ilman kirjautumista, jolloin henkilötietoja ei tallenneta rekisteriin.

Julkaisufoorumin toiminnan näkökulmasta on oleellista identifioida toimintaan osallistuneet käyttäjät. TSV:n suunnittelijat ja arviointipaneelien jäsenet näkevät ehdotuksia tehneiden käyttäjien nimet ja sähköpostiosoitteet. Kaikki käyttäjät näkevät arviointipaneelien kokoonpanot. Arviointipaneelien jäseniltä kysytään tähän suostumus.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Julkaisufoorumi-portaaliin kirjauduttaessa käyttäjä kirjautuu joko HAKA-tunnistautumalla oman organisaationsa kirjautumissivun kautta, portaalin tietokantaan luoduilla ns. Liferay-tunnuksilla tai itse muodostamillaan ORCID-tunnuksilla. Osa portaalin käyttäjistä kuuluu arviointipaneeleihin ja he voivat kirjautua vain käyttäen HAKA-tunnistautumista tai Liferay-tunnuksia.
Henkilötietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/769) mukaan.

Mistä saamme käsiteltävä henkilötiedot?
Kirjautumistavasta riippuen käyttäjistä tallennetaan seuraavat henkilötiedot:

Haka-tunnistautuminen: Nimi, sähköpostiosoite, eppn (eduPersonPrincipalName)
Liferay-tunnus: Nimi, sähköpostiosoite
ORCID-tunnistautuminen: Nimi, ORCID-tunnus

Mikäli käyttäjä kuuluu johonkin Julkaisufoorumin paneeleista, lisätään hänelle kirjautumisen yhteydessä tallennettujen tietojen lisäksi seuraavat tiedot: Paneelin numero, Aktiivisuus, Rooli

HAKA-tunnistautumisen osalta tiedot ovat peräisin kunkin Haka-luottamusverkostoon kuuluvan organisaation toimittamista tiedoista. Organisaatiot pyytävät lähtökohtaisesti kaikilta käyttäjiltään suostumuksen henkilötietojen luovuttamiselle kuhunkin palveluun, tässä tapauksessa Julkaisufoorumi-portaaliin.

Liferay-tunnuksiin liittyvät tiedot ilmoittaa käyttäjä itse rekisteröidessään tunnuksensa.

ORCID-tunnistautumisen osalta tiedot ylläpidetään ORCID-palvelussa, jonne käyttäjä on itse rekisteröinyt yksilöivän ORCID-tunnuksensa. Suostumus tietojen luovuttamiseen on pyydetty näiden tunnusten luontivaiheessa ja sen voi kukin käyttäjä erikseen kieltää.

Kenelle luovutamme tietoja? Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä henkilötietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain nimetyt CSC:n ja Tieteellisten seurain valtuuskunnan työntekijät heille henkilökohtaisesti myönnetyin tunnuksin. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus.

Kehen voit olla yhteydessä?
Asiakkaalla on oikeus vaatia omien tietojensa korjaamista. Korjauspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Korjauspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Korjauspyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus.

Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.